Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Эти нормативные документы нужно знать!

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (Глава 9 «Сделки», Глава 11 «Исчисление сроков», Глава 12 «Исковая давность», Глава 14) «Приобретение права собственности», Глава 15 «Прекращение права собственности», Глава 21 «Понятие и стороны обязательства», Глава 22 «Исполнение обязательств», Глава 25 «Ответственность за нарушение обязательств», Глава 27 «Понятие и условия договора», Глава 28 «Заключение договора», Глава 29 «Изменение и расторжение договора», Глава 30 «Купля-продажа», Глава 31 «Мена», Глава 37 «Подряд», Глава 38 «Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ», Глава 39 «Возмездное оказание услуг», Глава 40 «Перевозка»).

О том, почему поставщики, подрядчики, исполнители иногда называются кредиторами, а также о том, чем отличается счет от договора.

Сейчас мы будем говорить о поставщиках, причем для нас сейчас не очень важно, что именно они нам поставляют: товары, работы или услуги. Все равно для нас они поставщики. Если поставщик выполняет какие-то работы, он чаще всего называется подрядчиком или исполнителем. Если речь идет об оказании услуг, то лицо, поставляющее (оказывающее) нам услуги, также обычно именуется исполнителем. С точки зрения бухгалтерского учета это не имеет большого значения. Все эти персонажи учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Никакие товары, работы или услуги не поступают просто так, ни с того, ни с сего. Поэтому организации должны как-то письменно оформить сделку.
Прежде всего, это может быть договор. Чаще всего так оно и бывает. В договоре стороны описывают вид обязательства (поставка товара, ремонт оборудования и т. д.), оговаривают сроки исполнения обязанностей, порядок оплаты, порядок приемки, ответственность сторон за нарушение договора и т. д. Договор подписывается руководителем организации или иным уполномоченными на это лицом и скрепляется печатями сторон. Стороны договора обязательно имеют по одному экземпляру договора.
В случае изменения условий договора к нему может быть заключено дополнительное соглашение, в котором указывается, что пункт такой-то договора теперь будет звучать иначе, и далее приводится новая формулировка изменяемого пункта. В дополнительном соглашении обязательно должно быть сказано, что оно является неотъемлемой частью договора. Дополнительное соглашение обычно подписывается теми же лицами, которые подписывали основной договор, но это могут быть и другие уполномоченные руководителем лица. Таких дополнительных соглашений может быть сколько угодно. Если один и тот же пункт договора меняется несколькими дополнительными соглашениями, то действует последний вариант. Бухгалтер должен знать обо всех дополнительных соглашениях.
В договоре написано, как подтверждается его исполнение. Если это поставка, то исполнение договора подтверждается накладными, если оказание услуг, то актом. В зависимости от этого бухгалтер принимает к учету то самое, что и было предметом договора: материал, товар, работу, услугу. В договоре может быть указано, что выполнение работ принимается частями, по этапам, но тогда и этапы должны быть описаны. Все накладные и акты должны обязательно поступать бухгалтеру. На основании этих документов и делаются записи:
Дт 10  Кт 60
Дт 41  Кт 60
Дт 08  Кт 60
Дт 26  Кт 60 и другие в зависимости от вида документа.
Одновременно, как мы уже знаем, организация получает и «нагрузку» в виде НДС.
Дт 19  Кт 60
Но организация не всегда оформляют свои отношения договором. С точки зрения законодательства это необязательно. Если организация всем оказывает одинаковые разовые услуги или продает имущество на одинаковых условиях, то она может не оформлять договор, а просто выставить покупателю-получателю счет. Покупатель-получатель счет оплачивает, и эти взаимоотношения действующим законодательством приравниваются к договорным. Так что если у Вас нет договора, а есть счет, документ, подтверждающий выполнение поставщиком обязательств, и документ, подтверждающий оплату счета, сделка состоялась. Конечно, счет, в отличие от договора, не содержит подробных прав и обязательств сторон, порядка расчетов и санкций, но возможно, что сторонам это и не нужно.
Если мы получили от поставщиков и подрядчиков материалы оборудование, работы и т.д., но еще не заплатили им, мы им должны. Они наши кредиторы, и кредит счета 60 ясно указывает на это. Поэтому задолженность перед поставщиками и подрядчиками называется кредиторской задолженностью. Рассчитываясь с нашими поставщиками, мы погашаем кредиторскую задолженность перед ними.
Дт 60  Кт 51
или
Дт 60  Кт 50.

Организация выдает аванс поставщику.

Довольно часто организация-покупатель выдает аванс своему поставщику. Авансом (предоплатой) называется сумма, которую перечисляют до выполнения работ, оказания услуг, даже если это произошло на один день раньше. Поскольку движение денег произошло раньше выполнения обязательств, в этом периоде возникает дебиторская задолженность поставщика, ведь не мы должны ему деньги за товары, а он должен нам товары за наши деньги. Итак, дебиторской задолженностью называется задолженность других лиц перед организацией. В случае с перечисленными авансами она отражается на том же счете 60, но на отдельном субсчете. Мы назовем его 60-авансы, а Вы можете придумать любой номер субсчета, тот, который Вам удобен.
Перечислив аванс, мы показываем дебиторскую задолженность:
Дт 60-авансы  Кт 51
Когда то, подо что мы выдали аванс, поступает, мы отражаем это поступление в обычном порядке:
Дт 10,41,08  Кт 60
А вместо расчета показываем, что ранее выданный аванс «закрывается»:
Дт 60  Кт 60-авансы

Когда мы не должны платить своему поставщику, или что такое исковая давность.

Давайте представим, что некоторое имущество от поставщика поступило, а мы его не оплачиваем. Это, конечно, нехорошо, но поскольку в жизни такое нередко случается, рассмотрим и этот вариант.
Итак, ценности поставлены, работы выполнены, и возникла кредиторская задолженность.
Дт 10,41,08  Кт 60
По закону, кредитор имеет право через суд требовать выполнения обязательств по оплате в течение 3 лет. Этот срок называется сроком исковой давности, и установлен он в статье 196 Гражданского кодекса. Он является обязательным, стороны не могут в договоре установить другой срок. По истечении этого срока поставщик, конечно, может пойти в суд, но покупатель вправе сослаться на истечение срока исковой давности, и суд откажет поставщику в иске. Правда, покупатель может и после истечения срока давности заплатить своему поставщику, но он не обязан этого делать, и если он это сделает, то это уже большая любезность с его стороны.
Если истек срок давности, покупатель списывает кредиторскую задолженность проводкой:
Дт 60  Кт 91
Это считается доходом покупателя, ведь он приобрел в свое время некоторые ценности, но так и не отдал ничего взамен. С этого дохода организация заплатит налог на прибыль.
Такая проводка не делается просто так. Сначала должна быть произведена инвентаризация кредиторской задолженности, составлен акт инвентаризации, затем издан приказ руководителя о списании кредиторской задолженности. Вот тогда и списываем. Ведь бухгалтер не имеет права решать за руководителя, что ему делать — заплатить все-таки поставщику или забыть о нем.
Точно такая же проводка будет сделана и в том случае, если наш кредитор объявлен банкротом или вовсе прекратил свое существование. Ведь с этой минуты нам просто некому будет платить. Если это событие произошло до истечения срока в 3 года, то нам уже незачем дожидаться истечения срока давности, ведь в любом случае требовать долг некому. Опять-таки, для проведения такой записи необходим приказ руководителя.

Бухгалтерские проводки по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками.

В предыдущих темах мы рассмотрели большинство проводок по расчетам с поставщиками. Поэтому в этой таблице Вы увидите корреспонденции, которые Вам уже знакомы. Посмотрите на них еще раз и проверьте себя.

№	Содержание операции	Первичные документы	Корреспонденция счетов
			Дт	Кт
1	2	3	4	5
1.	Поступил объект основный средств от поставщика и первоначально учтен в составе капитальных вложений	Накладная, счет поставщика или договор	08-4	60
2.	Отражены транспортно-заготовительные расходы, связанные с поступлением объекта ОС и учтены первоначально в составе капитальных вложений	Счет транспортной организации или договор	08-4	60
3.	Поступил объект нематериальных активов от поставщика и первоначально учтен в составе капиталь­ных вложений	Акт приемки-передачи, счет поставщика или договор, авторский договор	08-5	60
4.	Отражены дополнительные расходы (вознаграждение посреднику, консультационные услуги, плата за регистрацию), связанные с поступлением объекта НМА, и учтены первоначально в составе капитальных вложений	Счет или договор	08-5	60,76
5.	Поступили материалы от поставщиков	Накладная, счет поставщика или договор	10	60
6.	Отражены транспортно-заготовительные расходы, связанные с поступлением материалов	Счет транспортной организации или договор	10	60
7.	Поступили товары от поставщиков	Накладная, счет поставщика или договор	41	60
8.	Отражены транспортно-заготовительные расходы, связанные с поступлением товаров	Счет транспортной организации или договор	41 или 44	60
9.	Выполнены работы, оказаны услуги производственного характера	Договор, акт приемки-передачи выполненных работ (услуг), счет	20	60
10.	Выполнены работы, оказаны услуги для административных подразделений	Договор, акт приемки-передачи выполненных работ (услуг), счет	26	60
11.	Отражен НДС по приобретенным ОС, НМА, материалам, товарам, работам, услугам, транспортным и прочим расходам	Счет-фактура	19	60
12.	Оплачен по безналичному расчету счет поставщика	Платежное поручение, выписка банка	60	51
13.	Оплачен наличными счет поставщика	РКО, квитанция к приходному кассовому ордеру, чек ККТ	60	50
14.	Перечислен аванс на расчетный счет поставщика	Платежное поручение, выписка банка	60-аванс	51
15.	Поступили ценности от поставщика по договору, по которому ранее был выдан аванс	Накладная, счет поставщика или договор	08,10,41 и т.д.	60
16.	Отражено погашение задолженности поставщика по ранее выданному авансу	Запись бухгалтерии	60	60-аванс
17.	Возвращен на расчетный счет предприятия аванс, ранее выданный поставщику	Платежное поручение, выписка банка	51	60-аванс
18.	Возвращен в кассу предприятия аванс ранее выданный поставщику	Приходный кассовый ордер	50	60-аванс
19.	При приемке ценностей, поступивших от поставщика, выявлено несоответствие фактически поступивших ценностей сопроводительным документам	Накладная, акт	76-2	60
20.	Списана непогашенная кредиторская задолженность поставщикам после истечения срока исковой давности	Акты инвентаризации, приказ руководителя	60	91

Какие документы должны быть у бухгалтера:

1. Договоры.
2. Дополнительные соглашения к договорам.
3. Копии лицензий (если поставщик осуществляет лицензируемые виды деятельности).
4. Счета поставщиков.
5. Накладные.
6. Акты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
7. Желательно иметь реквизиты поставщиков и списки ответственных лиц на предприятях-поставщиках.