Инвентаризация. Как проводить инвентаризацию

Нормативные документы, которые нужно знать!

1. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49).

Как мы уже знаем, для бухгалтера основным источником информации являются первичные учетные документы. Бухгалтер может никогда не видеть станок, установленный в филиале за тысячу километров от его кабинета, но если по документам станок установлен, значит, так оно и есть. И для бухгалтера это оборудование будет существовать до тех пор, пока на его стол не ляжет документ, свидетельствующий о разборке, демонтаже, ликвидации станка. То же самое относится и к другим активам предприятия. И возникает вопрос: а совпадает ли то, что отражено в документах, с реальным положением вещей? А если оборудование установлено, а документ по каким-то причинам не передан в бухгалтерию? Или имущество числится, а его давно выбросили, продали, украли?
То же относится к обязательствам. Кому это мы должны за поставленные материалы? Фирме «А»? А где же материалы? Никаких документов, доказывающих поступление материалов, не было!
Для проверки фактического наличия имущества и обязательств и соответствия его данным бухгалтерского учета на предприятии проводится инвентаризация. В обязательном порядке она проводится в следующих случаях:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже. В этих случаях заключается договор, в котором должно быть указано, какое именно имущество является предметом договора. Если из содержания договора невозможно установить конкретный передаваемый объект, договор считается недействительным;
• при смене материально ответственных лиц, при увольнении кладовщика, болезни кассира или ином отсутствии материально ответственного лица его обязанности должно выполнять другое лицо.
  И это другое лицо будет отвечать только за те ценности, которые оно принимает под свою ответственность. Поэтому без проведения инвентаризации имущество передавать нельзя;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций;
• ПЕРЕД СОСТАВЛЕНИЕМ ГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ (в период с 1 октября по 31 декабря, т.е. на протяжении IV квартала).

Таким образом, если в организации то и дело меняются материально ответственные лица, имущество продается и передается в аренду, что-то пропадает и что-то портится, инвентаризацию придется проводить в течение года неоднократно. Но даже если ничего из вышеназванного не произошло, ежегодная инвентаризация — вещь неизбежная. Правда, основные средства можно инвентаризировать раз в три года, но прочее имущество — всегда ежегодно. Организация может производить инвентаризацию и чаще, в этом случае периодичность проведения инвентаризации следует указать в учетной политике.

Теперь разберемся в том, как же именно происходит инвентаризация

В организации издается приказ руководителя о проведении инвентаризации. Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия. Она также назначается приказом руководителя, причем не принято, чтобы руководитель был ее председателем. В комиссии должно быть не менее 3 человек, это могут быть как сотрудники организации, так и сторонние лица. Директор может назначить комиссию на год, и она будет проводить инвентаризацию по мере необходимости, но комиссия может назначаться и на каждую инвентаризацию отдельным приказом. Может быть установлено, что инвентаризацию материалов проводит одна комиссия, инвентаризацию основных средств — другая, а денежных средств — третья. Это решает руководство организации, но без издания приказа о проведении инвентаризации и назначении комиссии это мероприятие проводить нельзя.
Существует нормативный документ, в котором определен порядок проведения инвентаризации. В нем приводятся формы документов, описывается последовательность действий на все случаи жизни: как комиссию собирать, как ценности к инвентаризации готовить, как недостачи и излишки записывать, как с виновными разбираться. Это «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых операций» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49).
Инвентаризационная комиссия может проводить инвентаризацию ТОЛЬКО В ПОЛНОМ СОСТАВЕ, отсутствие хотя бы одного члена комиссии делает результаты недействительными. ПРИСУТСТВИЕ МАТЕРИАЛЬНО ОТВЕТСТВЕННОГО ЛИЦА ЯВЛЯЕТСЯ ОБЯЗАТЕЛЬНЫМ, без него результаты также недействительны. Перед проведением инвентаризации с материально ответственного лица берется расписка о том, что все документы сданы в бухгалтерию и все ценности учтены.
Процесс проведения инвентаризации представляет себе любой, кто хоть раз в жизни видел фильм «Служебный роман». Несколько человек ходят по комнатам, пересчитывая столы, стулья, лампы и т. д. и сверяя наличие имущества со списком. Этот список называется инвентаризационной описью. В нем в одной графе приведены данные бухгалтерского учета, а в другой комиссия запишет фактическое наличие имущества. В некоторых случаях список называется актом инвентаризации (на товары отгруженные, материалы в пути). Образцы описей и актов приведены в Методических указаниях.
После окончания инвентаризации описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, в которой подтверждают проверку комиссией имущества в их присутствии, а также подтверждают отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий.
Если при инвентаризации выявлены расхождения, то по этому имуществу составляются сличительные ведомости результатов инвентаризации основных средств и товарно-материальных ценностей. В них указываются данные бухгалтерского учета и фактическое наличие имущества.

Излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации.

В результате может быть выявлен излишек или недостача имущества. В любом случае материально ответственное лицо должно предоставить письменное объяснение, после чего руководитель организации принимает решение по этому вопросу.
Если обнаружен излишек, то он должен быть оприходован, принят к учету, причем по рыночным ценам. Организация обязана определить эту рыночную цену с тем, чтобы впоследствии подтвердить ее перед налоговыми органами. Ведь с этой стоимости она заплатит налог на прибыль.
Как мы уже знаем, существует счет 91 «Прочие доходы и расходы». Внезапно выявленные ценности являются именно таким доходом, поэтому делаем проводки:

1	Оприходованы излишки материалов	Дт 10	Кт  91
2	Оприходованы излишки товаров	Дт  41	Кт  91
3	Оприходованы излишки основных средств	Дт  08	Кт  91
4	Оприходованы излишки готовой продукции	Дт  43	Кт  91

Существует такое понятие, как пересортица. Это когда обнаружена недостача мыла «Лесное», и при этом излишек мыла «Хвойное». Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, по аналогичным материалам и в одинаковых количествах. А это значит, что мыло «Лесное» и мыло «Хвойное» зачесть между собой можно, а мыло и чистящий порошок — нельзя.
Если обнаружена недостача, то, прежде всего, делаются проводки списания материальных ценностей. Для этого используется счет  94«Недостачи и потери от порчи ценностей».

1	Отражена недостача материалов	Дт 94	Кт 10
2	Отражена недостача товаров	Дт 94	Кт 41
3	Отражена недостача основных средств	Дт 94	Кт 01
4	Отражена недостача готовой продукции	Дт 94	Кт 43

Итак, на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» накоплена сумма недостачи, и теперь необходимо решить, что делать с этими потерями в учете.
За недостачу отвечает материально ответственное лицо. Но прежде чем спрашивать с него, выясняют, нет ли в этом случае естественной убыли. Ведь если лимоны усыхают, а виноград портится, материально ответственное лицо в этом не виновато и спрашивать с него за это нельзя.
Недостача в пределах норм естественной убыли считается текущими расходами организации.
Дт 26    Кт 94
(в производственных организациях)
Или
Дт 44     Кт 94
(в торговых организациях).
За недостачу сверх норм отвечает материально ответственное лицо, причем независимо от того, брал этот сотрудник ценности себе или не брал. Ведь он заключил с фирмой договор о полной материальной ответственности. Делаем проводку:
Дт 73      Кт 94
Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» предназначен для отражения всех расчетов, кроме расчетов по оплате труда. У сотрудника возникла задолженность перед фирмой: он должен возместить стоимость пропавших ценностей. Если работник вносит денежные средства в кассу, то это отражается проводкой:
Дт 50      Кт 73
Если у сотрудника вычитают стоимость пропавшего имущества из зарплаты (с его письменного согласия), то это отражается проводкой:
Дт 70    Кт 73
Может получиться так, что взыскать сумму с материально ответственного лица невозможно по тем или иным причинам. Тогда недостача считается убытками организации.
Дт 91      Кт 73
Или
Дт 91      Кт 94

Отражение ЛЮБЫХ результатов инвентаризации производится только на основании приказа руководителя.

Документы, которые должны быть у бухгалтера:

1. Приказ о проведении инвентаризации.
2. Приказ о назначении инвентаризационной комиссии.
3. Расписки материально-ответственных лиц
4. Инвентаризационные описи.
5. Акты инвентаризации.
6. Сличительные ведомости.
7. Объяснения материально ответственных лиц в случае выявления расхождений.
8. Приказ руководителя о порядке отражения результатов инвентаризации.