Двойная запись в бухгалтерском учете

   В предыдущем выпуске мы уже провели несколько операций, из которых видим, что каждый раз в балансе происходят изменения. И мы знаем, что после каждой такой операции мы получаем фактически новый баланс, получаем информацию о новом состоянии нашей организации.
   Баланс — открытая информация, он не является коммерческой тайной.
Напоминаю, любая организация обязана составлять баланс ежемесячно, но представлять его в налоговые органы и органы статистики обязана один раз в квартал.
   Как видим, каждая операция влияет на баланс, она влияет на активы и обязательства организации. Тогда получается, что для того, чтобы сформировать баланс один раз в месяц, организация должна формировать его непрерывно, день за днем, операцию за операцией.
   Но если в организации в день происходит 10 операций, тогда получается, что баланс должен быть сформирован 10 раз, ведь иначе невозможно проследить все изменения в положении фирмы. А если это не 10, а 500 операций? 500 раз формируем баланс?
   Конечно, нет.
   Во-первых, это очень трудоемко, и физически Вы не можете переписывать бесконечное число раз одну и туже таблицу.
   Во-вторых, бухгалтерский учет в организации могут вести и несколько человек: один учитывает материалы, другой занимается расчетом зарплаты, третий — банковскими операциями. И к каждому поступают документы. И чтобы формировать баланс таким способом, им придется один раз собираться за одним столом и никогда не расходиться, занимаясь бесконечным переписыванием одной и той же таблицы.
   Конечно, никто так не делает.
   Есть гениально простой и красивый способ учитывать все эти операции, не теряя ни одну из них, и иметь возможность при этом получить баланс по состоянию на любую дату.
Давайте снова посмотрим на четыре первых дня жизни нашей фирмы. Итак, перед нами опять баланс первого дня работы организации.

Актив	Сумма	Пассив	Сумма
Расчетные счета в банке	30 000 руб.	Уставный капитал	30 000 руб.
Итого	30 000 руб.	Итого	30 000 руб.

   Попробуем каждую строку (статью) баланса представить в виде самостоятельной таблички.     
   Содержимое баланса «разбежится» по нашим вспомогательным табличкам. Вот что у нас получиться.

Расчетные счета в банке (данные из актива баланса, т.е. имущество)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило
Выбыло
Данные на конец 2-го дня

Уставный капитал (данные из пассива баланса, т.е. источник)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило
Выбыло
Данные на конец 2-го дня

   Как видно, большинство ячеек таблицы не заполнено. Но очень скоро мы их заполним.
А теперь вспомним, что произошло во второй день жизни организации. Предприятие получило заем в сумме 100 000 руб., который был зачислен на расчетный счет. Но теперь мы не будем вносить изменения в баланс, а будем отражать их в наших табличках. Правда, нам придется открыть еще одну табличку, но это не страшно. Для наглядности курсивом выделено то новое, что появилось во вспомогательных таблицах на этот день.

Расчетные счета в банке (имущество)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило	100 000 руб.
Выбыло
Данные на конец 2-го дня	130 000 руб.

Уставный капитал (источник)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило
Выбыло
Данные на конец 2-го дня	30 000 руб.

Займы (источник)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	100 000 руб.
Выбыло
Данные на конец 2-го дня	100 000 руб.

   Теперь мы видим состояние имущества и обязательств организации не в виде готового баланса (до конца месяца он все равно никому не нужен), а виде совокупности таблиц.
Давайте посмотрим, как изменяться наши таблички после третьего дня работы фирмы. Мы приобрели и оплатили партию товаров стоимостью 50 000 руб. Снова выделим цветом изменения этого дня.

К концу третьего дня вид у таблиц будет следующий:

Расчетные счета в банке (имущество)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило	100 000 руб.
Выбыло	50 000 руб.
Данные на конец 3-го дня	80 000 руб.

Уставный капитал (источник)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило
Выбыло
Данные на конец 3-го дня	30 000 руб.

Товары (имущество)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	50 000 руб.
Выбыло
Данные на конец 3-го дня	50 000 руб.

Займы (источник)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	100 000 руб.
Выбыло
Данные на конец 3-го дня	100 000 руб.

   А теперь попробуем составить баланс по состоянию на конец четвертого дня. Помните, как мы первоначально строки баланса «растащили» по табличкам? Тогда табличек было всего две, сейчас их пять, но сути дела это не меняет. Если мы хотим сделать из табличек баланс, нам нужно произвести обратную операцию: данные из табличек «затащить» в строки баланса.   
   Берем, естественно, данные, отражающие состояние на конец 4-го дня. Вот что у нас получилось.

Актив	Сумма	Пассив	Сумма
1	2	3	4
Товары		Уставный капитал	30 000 руб.
Расчетные счета в банке	140 000 руб.	Прибыль	10 000 руб.
		Займы	100 000 руб.
Баланс	140 000 руб.	Баланс	140 000 руб.

   Узнали? Да-да, это тот самый баланс на конец четвертого дня, который мы уже видели: Баланс на конец 4 дня.
   А теперь произведем еще несколько операций и посмотрим, как это отражается в наших табличках. Только рассматривать будем лишь те таблички, которые «задействованы» в этой операции, и не будем обращать внимания на те, на которые операция не влияет: ведь в них все равно в это время ничего интересного не происходит.

Пятый день жизни организации.

Итак, представим, что организация решила вернуть часть займа и перечисляет заимодавцу со своего счета в банке 40 000 руб. Как наша операция повлияет на состояние фирмы?
А вот как. У организации вместо 140 000 руб. теперь осталось 100 000 руб. (140 000 руб. - 40 000 руб.), т. е. ее активы уменьшились на 40 000 руб. При этом у организации стала меньше задолженность заимодавцу. После возврата части займа организация будет должна уже не 100 000 руб., а 60 000 руб. (100 000 руб. – 40 000 руб.). Соответственно, изменения нужно внести в таблицу, в которой отражаются расчетные счета, и в таблицу, в которой отражаются займы.

Расчетные счета в банке (имущество)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило	100 000 руб. 60 000 руб.
Выбыло	50 000 руб. 40 000 руб.
Данные на конец 5-го дня	100 000 руб.

Займы (источник)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	100 000 руб.
Выбыло	40 000 руб.
Данные на конец 5-го дня	60 000 руб.

   И опять изменения внесены не в общую «балансовую» таблицу, а в две небольшие таблички, посвященные отдельным строкам баланса.

А теперь отметим для себя два важных момента:

1. изменения вносятся одновременно в две таблицы.
2. в обе таблицы вносится одна и т же сумма — сумма нашей операции.

Шестой день жизни организации.

   Организация приобрела компьютер за 30 000 руб. Денежные средства перечислены продавцу, компьютер в тот же день привезен и установлен. Опять нам нужно внести изменения, и опять не в общую таблицу баланса, а в две вспомогательные таблички.
Во-первых, изменению подлежит таблица расчетных счетов. Ведь денежные средства в размере 30 000 руб. перечислены продавцу и фирме уже не принадлежат. Следовательно, и остаток на расчетном счете составляет 70 000 руб. Как мы уже знаем, в обязательном порядке следует внести изменение в другую таблицу, и обязательно на эту же сумму. У нас появилась вычислительная техника. В бухгалтерском учете такое имущество (транспортные средства, оборудование, вычислительная техника и т.д.) называется основными средствами.

Расчетные счета в банке (имущество)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило	100 000 руб. 60 000 руб.
Выбыло	50 000 руб. 40 000 руб. 30 000 руб.
Данные на конец 6-го дня	70 000 руб.

Основные средства (имущество)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	30 000 руб.
Выбыло
Данные на конец 6-го дня	30 000 руб.

К концу шестого дня в наших табличках сложились такие данные:

Расчетные счета в банке (имущество)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило	100 000 руб. 60 000 руб.
Выбыло	50 000 руб. 40 000 руб. 30 000 руб.
Данные на конец 6-го дня	70 000 руб.

Уставный капитал (источник)
Данные на конец 1-го дня	30 000 руб.
Поступило
Выбыло
Данные на конец 6-го дня	30 000 руб.

Товары (имущество)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	50 000 руб.
Выбыло	50 000 руб.
Данные на конец 6-го дня

Займы (источник)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	100 000 руб.
Выбыло	40 000 руб.
Данные на конец 6-го дня	60 000 руб.

Основные средства (имущество)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	30 000 руб.
Выбыло
Данные на конец 6-го дня	30 000 руб.

Прибыль (источник)
Данные на конец 1-го дня
Поступило	10 000 руб.
Выбыло
Данные на конец 6-го дня	10 000 руб.

   А теперь попробуем составить новый баланс. Опять необходимо из остатков на конец 6-го дня, получившихся в наших вспомогательных табличках, собрать общую балансовую таблицу.

Актив	Сумма	Пассив	Сумма
1	2	3	4
Основные средства	30 000 руб.	Уставный капитал>	30 000 руб.
Расчетные счета в банке	70 000 руб.	Прибыль	10 000 руб.
		Займы	60 000 руб.
Баланс	100 000 руб.	Баланс	100 000 руб.

   Как видно, баланс опять показывает состояние активов и обязательств, и по-прежнему, суммы активов и пассивов равны. Тот факт, что запись операций производилась не в «основной» таблице, а во вспомогательных табличках, никак на это не повлиял.

   То, что мы до этого именовали вспомогательными табличками, называется счетами. А тот прием, который мы сейчас рассмотрели, называется двойной записью. Это фундаментальный принцип бухгалтерского учета, так работают все бухгалтеры мира во всех видах деятельности.  
   Суть его заключается в том, что одна и та же операция записывается в одной и той же сумме на двух бухгалтерских счетах.
   Это дает сразу несколько преимуществ.

   Во-первых, бухгалтерские записи могут вести разные люди, т. е. при продаже товара один сотрудник бухгалтерии ведет записи, отражающие выбытие товара, а другой отвечает за банковские операции и отражает поступление денежных средств. Никто в течение месяца не думает о том, как выглядит в результате операции наш баланс. Каждый человек спокойно занимается своими счетами, отражая на них свои операции, и только в конце месяца все это сводиться в баланс.

   Во-вторых, такой способ позволяет проконтролировать правильность записи операций. Ведь если в одном счете сделана запись на одну сумму, а в другом — на другую, баланс никогда не сойдется.