Расчеты с персоналом (выплата заработной платы и депонирование)

Выдача заработной платы

О том, как это делается, рассказано в уже известном нам документе. Это «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации».
Заработная плата выдается из кассы организации по платежным или расчетно-платежным ведомостям.Учетный процесс может быть организован так, что при расчете зарплаты бухгалтерия формирует расчетную ведомость, а для выплаты используется платежная. Но может использоваться и единая расчетно-платежная ведомость, где отражаются и расчет, и получение зарплаты.
Если организация не выдает заработную плату наличными средствами, а переводит ее на банковские счета сотрудников, формируется только расчетная ведомость.
Разумеется, во всех перечисленных случаях расходные кассовые ордера на каждого получателя не оформляются.
На титульном листе платежной или расчетно-платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Заработная плата хранится в кассе организации (и соответственно, выдается сотрудникам) в течение трех дней, включая день получения денег в банке.
Заработная плата выдается только тому работнику, который указан в ведомости. Если работник не имеет возможности получить зарплату лично, он может выдать доверенность другому лицу. Если выдача денег производится по доверенности, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Лицо, имеющее доверенность, расписывается в ведомости, а доверенность остается у кассира и прикладывается к ведомости.
По истечение трех дней кассир должен в ведомости против фамилии лиц, не получивших зарплату, сделать отметку: «Депонировано», затем составляется реестр депонированных сумм, и в конце ведомости делается надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах.
На все выплаченные суммы выписывается один расходный кассовый ордер. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы также составляется один общий расходный кассовый ордер.
Выдача сотрудникам заработной платы отражается проводкой:
Дт 70   Кт 50 (выдано из кассы)
Дт 70   Кт 51 (перечислено с расчетного счета организации на расчетные счета сотрудников).

Депонирование невыданной заработной платы.

Заработная плата не может храниться в кассе организации свыше трех дней. Поэтому по истечении этого срока она должна быть отправлена в банк. Получается, что, с одной стороны, организация сделала все от нее зависящее, чтобы сотрудник получил свои денежные средства. С другой стороны, денежные средства по-прежнему в распоряжении предприятия. Такая заработная плата больше не отражается в составе задолженности  организации своим сотрудникам по заработной плате, а отражается как депонированные суммы.
После того, как кассир отметит депонированные суммы в ведомости, можно делать проводку:
Дт 70   Кт 76-4
Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам», предназначен специально для этого случая.
Теперь организация отражает не задолженность по заработной плате, а задолженность по депонированным суммам. Сотрудник имеет право получить эту сумму в течение трех лет, таков срок исковой давности по законодательству Российской Федерации. При получении работником депонированной суммы (обычно уже по расходному кассовому ордеру) делается запись:
Дт 76-4   Кт 50
Если сотрудник в течение трех лет не получил причитающуюся ему сумму (чаще всего это бывает с уволившимися сотрудниками), организация считает эти средства свом доходом.
Дт 76-4   Кт 91