Касса. Расчет наличными средствами (наличка)

Нормативные документы, которые нужно знать!

1. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» (утвержден решением Совета директоров Центрального банка России 22.09.1993 г. № 40)
2. Федеральный закон от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
3. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»
4. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
5. Положение по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Совета министров Правительства РФ от 30.07.1993 г. № 745)
6. Письмо Минфина РФ от 30.08.1993 г. № 104 «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением»
7. Положение ЦБР от 05.01.1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ»
8. Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету торговых операций».

Что такое лимит кассы

   Если организация производит расчеты наличными денежными средствами, она должна иметь кассу. Основным документом, которым при этом необходимо руководствоваться, является «Порядок ведения кассовых операций в РФ».  Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. Контроль за соблюдением порядка ведения кассовых операций в организации осуществляют банки. Они имеют право проверять все кассовые документы организации.

   Все наличные деньги, поступающие в организацию, должны быть в конце дня сданы в банк. Организация может иметь ежедневный остаток средств в кассе, но в пределах суммы, согласованной с банком. Банк выдает организации документ, который называется «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на _____год». Форма документа утверждается Положением ЦБР «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Величина кассового лимита законодательством не установлена и определяется, исходя из особенностей работы организации: для одной организации достаточно иметь 500 руб., а для другой — 10 000 руб. Если организация не имеет такой справки, считается, что на конец дня сумма в кассе должна быть равна нулю, то есть все денежные средства должны быть сданы в банк или на почту. Но так же организация может заключить договор и сдавать деньги инкассатору.

   Есть только одно исключение из этого правила: организация может хранить наличность, превышающую кассовый лимит, если эти деньги предназначены для выдачи заработной платы. Но такие суммы хранятся не более трех дней, включая день получения денег в банке. Ели кто-то из работников не получил зарплату в течение трех дней, она будет возвращена в банк.

   Для отражения кассовых операций применяются формы первичных документов, утвержденных Постановлением Госкомстата.

   Немаловажный момент, который необходимо знать каждому бухгалтеру, это вопрос о том, кто и когда может исполнять обязанности кассира.

   Так вот, наличие кассы подразумевает наличие в организации должности кассира. Кассир должен быть обязательно старше 18 лет. В небольших организациях обязанность кассира может исполнять другой сотрудник (главный бухгалтер, бухгалтер и т. д.), но все равно руководитель должен издать приказ (оформляется в произвольной форме), в котором на это лицо возлагаются обязанности кассира. Кассир знакомится с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» и дает расписку (оформляется в произвольной форме) о том, что он ознакомлен с этим документом. Затем заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности (оформляется в произвольной форме). Расписка может быть написана на самом договоре, а может быть отдельным документом. С этой минуты только данный сотрудник имеет  право расписываться на документах в качестве кассира. Ему запрещено передавать выполнение своих обязанностей другому лицу. Во время отпуска или болезни кассира его обязанности приказом руководителя возлагаются на другое лицо, и с этим другим лицом заключается такой же договор о материальной ответственности и берется такая же расписка. В организации так же может быть несколько кассиров, тогда назначается главный (старший) кассир, который отвечает за работу подчиненных ему кассиров. Договоры о материальной ответственности заключаются со всеми кассирами.

   При смене кассира в обязательном порядке проводиться ревизия кассы. Для этого приказом руководителя назначается специальная комиссия.
Само помещение кассы должно быть изолированным. Денежные средства и ценности должны храниться в сейфе, при этом кассир не имеет права хранить в кассе организации ценности, не принадлежащие данной организации. Если при проведении налоговой проверки выясниться, что сумма в кассе превышает сумму, показанную в документах организации, то в таком случае организацию ждет штраф. Причем неважно, по какой причине они там оказались. Кассиру могли в этот день вернуть денежный долг, он мог взять деньги на какую-нибудь крупную покупку и до конца рабочего дня положить ее в сейф предприятия, — все равно организация будет наказана.

   Кассир должен во время работы закрывать двери с внутренней стороны. Лица, не имеющие отношения к работе кассы, не имеют права входить в это помещение. Ключи от сейфа хранятся только у кассира и никому не могут быть переданы. Дубликаты ключей хранятся у руководителя организации в опечатанном кассиром пакете.

Расчеты наличными между организациями

   Обычно организации рассчитываются друг с другом в безналичном порядке, то есть через банк. Но иногда возникает необходимость оплатить поставщику наличными деньгами или принять наличные от покупателя. Здесь действуют следующие правила.

  Если наличные деньги поступают от населения (т. е. от физических лиц), сумма платежа может быть любой, никаких ограничений здесь нет. Но если плательщик или получатель — организация, то действует порядок, установленный Указание ЦБ РФ «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя». Максимальная сумма по одному договору не должна превышать 100 000 руб. За нарушение такого порядка организацию ждет штраф в размере 40 000–50 000 руб., а руководство организации — 4 000–5 000 руб. Такое положение содержится в статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП РФ).

  Рассмотрим теперь, что такое один договор. Вообще-то в обычной хозяйственной жизни сделки могут оформляться двумя способами. Две организации могут заключить договор, например, на поставку 100 000 тонн товара на сумму 2 000 000 руб. И в соответствии  с этим договором все лето поставщик отправляет машины с грузом. Поставок может быть сколько угодно, но это одна сделка. И максимальная сумма, которую покупатель может передать наличными деньгами, составляет 100 000 руб., а остальную сумму он должен перечислить через банк. Но может быть и иная ситуация. Организациям не обязательно заключать договор. Если каждый раз поставщик выставляет счета на каждую поставку, а покупатель каждый раз эти счета оплачивает, то каждое такое мероприятие — это отдельная сделка.

   Предположим, было 10 таких поставок по 200 000 руб. Значит, перед нами 10 сделок, и каждый раз организация рассчитывается наличными в пределах 100 000 руб., а остальное она перечисляет через банк. По 10 договорам предел расчета наличными будет составлять уже 1 000 000 руб.
Итак, сейчас шаг за шагом проследим за движением денег и оформлением этого процесса.

Выписываем приходный и расходный кассовые ордера.

   Прием наличных денег в кассу производиться по приходному кассовому ордеру (ПКО).
Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: это собственно ордер и квитанция к нему. Содержимое обеих частей одинаково.

   Приходные кассовые ордера и квитанции к ним заполняются бухгалтерией, а не кассиром. Документ должен быть заполнен четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера.

   Внимание: в приходных и расходных кассовых ордерах помарки или исправления не допускаются.

   Если при составлении документа обнаружено, что в нем допущена ошибка, он должен быть аннулирован и выписан новый.

   Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером. Кроме главного бухгалтера подписывать ПКО может только лицо, уполномоченное на это письменным распоряжением руководителя организации. На приходный ордер ставиться печать таким образом, чтобы все содержимое печати находилось на квитанции. Эта часть документа, которая будет передана лицу, вносящему деньги.

   Созданный документ до передачи в кассу регистрируется бухгалтерией (опять-таки — не кассиром) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого ПКО передается в кассу.

   Внимание: ПКО запрещено выдавать на руки лицу, которое будет получать по нему деньги.

Получив ордер, кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера,
• правильность оформления документов,
• наличие перечисленных в документах приложений (чеков, ведомостей и т. д.).

   Если ПКО составлен правильно, кассир ставит на нем свою подпись и принимает деньги в кассу.
 
После получения указанной в ордере суммы кассир по линии отрыва отрывает квитанцию к ПКО и передает лицу, внесшему деньги. Оставшийся на руках кассира ордер погашается штампом или  надписью «Оплачено» с указание даты (числа, месяца, года).
Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.
Оформление расходных кассовых ордеров (РКО) во многом напоминает оформление приходных кассовых ордеров.

   Его форма утверждена тем же документом, что форма приходного ордера.
Расходные кассовые ордера также заполняются бухгалтерией. В отличии от ПКО расходный кассовый ордер подписывается не только главным бухгалтером, но еще и руководителем. Но если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявления, счетах и др. имеется разрешительная подпись руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. Печать на РКО не ставится. Документ также до передачи в кассу регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. После этого РКО передается в кассу.

   При поступлении РКО в кассу действия кассира такие же, как и при поступлении ПКО: он проверяет необходимые реквизиты и подписывает ордер.

   Лицо, получающее денежные средства, обязательно должно предъявить удостоверение личности. В расходном ордере это лицо пишет (именно своей рукой, это не заполняется бухгалтерией) сумму, которую он получает, ставит дату и подпись. Дата получения должна совпадать с датой выписку ордера.

   Полученный ордер должен быть зарегистрирован в кассовой книге.

Кассовая книга

   Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Это может быть супермаркет с десятью кассирами в торговом зале, это может быть кинотеатр, это может быть организация с десятком складов, на которых принимают наличные деньги — все равно кассовая книга для одной организации в конкретный момент времени может быть только одна. Она должна быть пронумерована, прошнуровано и опечатана. В настоящее время допускается ведение кассовой книги с применением компьютера, в этом случае листы кассовой книги храниться кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) они брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера. Кассир после получения или выдачи денег записывает данные ордера в кассовую книгу.

   Записи ведутся в двух экземплярах. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй (отрывной) лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Таким образом, первый экземпляр листов остается в кассовой книге, а второй ежедневно отрывается и сдается в бухгалтерию. Эта вторая, отрывная часть кассовой книги называется отчетом кассира.
В отличие от кассовых ордеров, в кассовой книге исправления делать можно, но они заверяются подписям кассира и главного бухгалтера.

Бухгалтерские проводки по учету кассовых операций

   Для отражения движения денежных средств в Плане счетов предназначен счет 50 «Касса». Поскольку наличные средства — это имущество организации, из чего следует, что счет 50 активный. Приход денежных средств отражается по дебету счета, расход — соответственно, по кредиту.

   В этой и следующих рассылках я буду приводить таблицы основных бухгалтерских проводок. В графе 3 каждой таблицы указаны документы, которые необходимы для оформления той или иной операции. При этом следует иметь в виду, что это документы, которые характеризуют операцию в совокупности, то есть они могут быть оформлены в разное время, но эта операция подразумевает наличие всех упомянутых документов.

Несколько слов о контрольно-кассовой технике (ККТ)

   В соответствии с Федеральным Законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использование платежных карт» организация при реализации товаров, работ, услуг за наличный расчет обязана выдать кассовый чек. Но именно при реализации, а не тогда, когда в кассу поступил заем или неизрасходованные подотчетные суммы. Лица, работающие с контрольно-кассовой техникой, должны пройти соответствующие обучение и дать расписку в том, что они ознакомлены с «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Контрольно-кассовые аппараты должны быть разрешены к применению и зарегистрированы в налоговых органах в установленном порядке. На кассовых аппаратах должны быть специальные голограммы — знак визуального контроля. На каждый аппарат открывается Журнал кассира-операциониста, который тоже регистрируется в налоговой инспекции. Список аппаратов, которые можно применять, устанавливается налоговыми органами. Ежедневно кассир снимает так называемые Z-отчет и X-отчет. Это лента контрольно-кассовой машины, показатель поступления денежных средств за день. Они должны храниться не менее 5 лет. На основании этих отчетов и данных Журнала кассира-операциониста в бухгалтерию представляется Отчет кассира-операциониста. На сумму поступления денежных средств бухгалтерия выписывает приходный кассовый ордер, которым выручка приходуется в кассу.

Ответственность за нарушения порядка ведения кассовых операций.

   За нарушение порядка ведения кассовых операций организация несет административную ответственность в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях (КоАП).
В соответствии со статьей 15.1 КоАП нарушения порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере 40-50 минимальных размеров оплаты труда.

   Напоминаю, что минимальным размером оплаты труда для начисления штрафа считается сумма 100 руб. Таким образом, организация может быть оштрафована на сумму до 50 000 руб.
В соответствии со статьей 14.5 КоАП продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — от 30 до 40 минимальных размеров оплаты труда, на юридических лиц — от 300 до 400  минимальных размеров оплаты труда.

Какие документы должны быть у бухгалтера:

1. Приказ о назначении кассира (или о том, что на бухгалтера возложены обязанности кассира.
2. Договор с кассиром о полной индивидуальной материальной ответственности.
3. Рассписка кассира в том, что он ознакомлен с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации».
4. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
5. Кассовая книга.
6. Отчет кассира (второй лист кассовой книги).
7. Приходные и расходные кассовые ордера.

При наличии контрольно-кассовой техники

1. Договор с центром технического обслуживания.
2. Журнал кассира-операциониста.
3. Справки-отчеты кассира-операциониста.
4. Z-отчет и X-отчеты.