Расчеты с персоналом. Часть 2. Удержания из заработной платы

Удержания из заработной платы производятся:

1. в соответствии с законодательством (налог на доходы физических лиц);
2. для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного подотчетному лицу;
3. для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок;
4. в некоторых других случаях.

Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% , а в случаях, предусмотренных федеральными законами — 50%. Исключения составляют удержания при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, возмещение ущерба, причиненного преступлением, и ряд других, указанных в статье 138 ТК. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.
Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат. Расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 месяцев, предшествующих моменту выплаты.
Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Пример. Сотрудник 7 февраля 2008 года направлен в служебную командировку на 4 дня.
При исчислении средней заработной платы расчетным периодом будет период с 01 февраля 2007 года по 31 января 2008 года. Заработок в расчетном периоде следует разделить на количество отработанных в этом периоде дней.
Сотрудник был принят на работу с 01 июня 2007 года, поэтому для него расчетным периодом будет период с 01 июня по 31 января.
Определяем количество дней, отработанных работником в расчетном периоде (данные берутся из табеля). При этом из расчетного периода исключаются дни командировок, вынужденных прогулов и прочие аналогичные периоды, и, соответственно, из расчета исключаются и начисления за эти периоды. Полный перечень того, что должно быть исключено из расчета при определении среднего заработка, можно прочитать в Постановлении Правительства Российской Федерации от 11.04.2003 г. № 213 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Месяц	Отработано (дни)	Начислено — оклад (руб.)	Начислено — премия (руб.)	Начислено — всего (руб.)
2008 год
Июнь	17 дней	8 000 руб.	2 000 руб.	10 000  руб.
Июль	22 дня	10 000  руб.	2 500 руб.	12 500  руб.
Август	19 дня	9 000 руб.	2 000 руб.	11 000  руб.
Сентябрь	22 дня	10 000  руб.	3 000 руб.	13 000  руб.
Октябрь	21 день	12 000  руб.	4 000 руб.	16 000  руб.
Ноябрь	21 день	12  000  руб.	3 000 руб.	15  000  руб.
Декабрь	22 дня	14 000  руб.	5 000 руб.	19 000  руб.
2007 год
Январь	15  дней	14  000  руб.	1 000 руб.	15  000  руб.
Итого	159  дней	89 000  руб.	22 500  руб.	111 500 руб.

Итак, всего начислено 111 500 руб., всего отработано 159 рабочих дней.
Теперь мы знаем, каковы начисления, и за какое количество рабочих дней они произведены. Теперь остается поделить одно на другое:
111 500 руб./ 159 дней = 701 руб. 26 коп. (в день)
Поскольку командировка длилась 4 дня, общая сумма среднего заработка, начисленная за время командировки, составит:
701 руб. 26 коп. х 4 дня = 2805 руб. 04 коп.

Работникам предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Тем, кто занят на работах с вредными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем и некоторым другим категориям предоставляются ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Но организация имеет право и самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для своих работников, это необходимо лишь указать в трудовом договоре.
При расчете количества дней отпуска следует помнить, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются. Это означает, что если во время отпуска сотрудника был праздник, то сотрудник выйдет на работу, соответственно, на 1 день позже, но за этот день никакой оплаты не получит.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, причем право на такой отпуск он получает через 6 месяцев работы в организации. Если работодатель не возражает, такой отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев, хотя есть такие категории, которым отпуск до истечения 6 месяцев должен предоставляться независимо от решения работодателя (женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, работникам в возрасте до 18 лет и некоторым другим).
Работник отправляется в отпуск согласно графику отпусков, который должен быть подписан руководителем не позднее, чем за 2 недели до Нового года.  Поэтому заявления сотрудника уже не требуется: в соответствии с графиком работник отправляется в отпуск приказом руководителя, и за 2 недели его об этом уведомляют. График отпусков обязателен для обеих сторон — и для работника, и для работодателя, но по обоюдному соглашению сторон дата ухода работника в отпуск может быть изменена, хотя более чем на год переносить отпуск нельзя. Запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Если работодатель не возражает, работник может использовать отпуск по частям, но при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Остальные 14 дней он может, с согласия работодателя, распределять как угодно. Заменить отпуск денежной компенсацией работник не может. Вот если ему за вредные условия труда полагается дополнительный отпуск — пожалуйста, все, что превышает 28 дней, можно и деньгами получить, а за отпуск в 28 дней можно получить денежную сумму только при увольнении. Сумма, получаемая работником при увольнении за то, что он не успел воспользоваться правом на отпуск, называется компенсацией за неиспользованный отпуск. Рассчитывается эта компенсация так же, как и отпускные.
Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению, его продолжительность определяется по соглашению между работником и работодателем.
Как мы уже знаем, при расчете отпуска действует правило, по которому для расчета берется 12 месяцев:

Пример. Сотруднику предоставляется очередной отпуск с 5 сентября на 14 календарных дней. В расчетный период входят 12 месяцев. Если сложить все оклады за 12 месяцев, то в совокупности они составят 84 000. Как уже говорилось, в этом случае средний дневной заработок исчисляется за последние 12 месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней):
84 000 руб. /12 мес. = 7000 руб.
(промежуточный расчет — среднемесячная заработная плата для расчета отпуска)
7000 руб. / 29,4 = 238 руб. 10 коп.
(средний заработок за день для целей расчета отпускных)
Теперь остается умножить полученное значение на количество дней отпуска:
238 руб. 10 коп. х 14 = 3333 руб. 33 коп.
Именно эта сумма начисляется работнику за 14 дней его отпуска.
Как Вы уже знаете, по этим же правилам рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск.
Проводки бухгалтер сделает те же самые, что и при начислении заработной платы:
Дт 20     Кт 70 или
Дт 26    Кт 70 или
Дт 44    Кт 70 и т.д.

Если работник был на больничном

Вообще-то официально это называется временной нетрудоспособностью. И больничный листок называется листком нетрудоспособности. И выплаты по больничному листу называются пособием по временной нетрудоспособности.
Прежде всего, в любом случае размер пособия не может превышать 15 000 руб. за полный месяц. Сколько бы ни получал работник, 15 000 руб. — это самое большее, на что он может рассчитывать за месяц болезни, хотя, исходя из его заработка, он должен был получить гораздо больше.
При расчете пособия по временной нетрудоспособности следует выяснить непрерывный трудовой стаж сотрудника. От этого зависит величина пособия.
Пособие в размере 100 % начисляется при непрерывном стаже более 8 лет, а также некоторым категориям работников (участникам Великой Отечественной войны, работникам, на иждивении которых находится 3 и более ребенка до 16 лет и т. д.).
Пособие в размере 80 % начисляется при стаже от 5 до 8 лет.
Пособие в размере 60 % начисляется при стаже до 5 лет.
Расчетным периодом для исчисления пособия по временной нетрудоспособности являются 12 месяцев.

Из этого правила есть исключение. Если в течение этого периода работник отработал менее трех месяцев, больничный ему начисляется из расчета 1 МРОТ за полный календарный месяц (с 1 января 2009г. 1 МРОТ = 4330 руб.). Может получиться так, что в Вашей организации сотрудник работал менее трех месяцев, но все оставшиеся месяцы он работал в другой организации, и это подтверждается его трудовой книжкой. В этом случае больничный лист ему следует рассчитывать в обычном порядке.

Пример. Работник в июле 2008 г. болел 5 дней. Расчетный период составил 12 месяцев (июль 2007 г. — июнь 2008 г.). В данном периоде работнику не предоставлялся отпуск, поэтому все месяцы отработаны полностью, и количество отработанных дней составляет 250. Непрерывный стаж работника составляет 4 года, поэтому он имеет право на пособие в размере 60 % от расчетного. Оклад сотрудника составил в период с июля 2007 г. по декабрь 2007 г. 4000 руб. в месяц, в период с января 2008 г. по июнь 2008 г. — 5000 руб. Следовательно, общая сумма начислений составила:
4000 руб. х 6 мес. + 5000 руб. х 6 мес. = 54 000 руб.
Средний заработок за день составит:
54 000 руб. / 250 дней = 216 руб.
Определяем 60 % от этой суммы:
216 руб. х 60 % / 100 % = 129 руб.60 коп.
и получаем средний дневной заработок нашего сотрудника для расчета пособия по временной нетрудоспособности.
Итак, пособие по временной нетрудоспособности нашего работника составит:
129 руб.60 коп. х 5 дней = 648 руб.

Начисленная сумма больничных уменьшается на величину НДФЛ, то есть налога на доходы физических лиц, который мы рассмотрим в следующем выпуске.
Проводка для отражения больничных отличается от проводки, которыми начисляется заработная плата. Больничные относятся не к затратам предприятия, а компенсируются за счет внебюджетных фондов, поэтому корреспонденция счетов имеет вид:
Дт 69-1     Кт 70
Однако существует такое правило, и действует оно, начиная с 2005 года. Первые два дня временной нетрудоспособности оплачивает работодатель, поэтому начисления этого периода отражаются соответственно записями, которыми отражается начисление заработной платы:
Дт 20      Кт 70 или
Дт 26       Кт 70 или
Дт 44       Кт 70

Какие документы должны быть у бухгалтера:

1. Трудовые договоры со всеми сотрудниками.
2. Коллективный договор (если таковой имеется).
3. Трудовые книжки сотрудников (если на бухгалтера возложена обязанность по их хранению и оформлению).
4. Положение о премировании (если таковое имеется).
5. Табели.
6. Все расчетные документы на всех сотрудников за все время работы (включая листки нетрудоспособности и прочие документы, являющиеся основанием для расчета средней заработной платы).
7. Графики отпусков.
8. Приказы о предоставлении отпуска.
9. Приказы о начислении премий.