Общехозяйственные расходы

Нормативные документы, которые нужно знать!

1. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99.
2. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, счет 26 «Общехозяйственные расходы».

Основные общехозяйственные расходы

Этих расходов много, и они отличаются исключительным разнообразием. При проведении налоговых проверок налоговики уделяют им большое внимание. Именно поэтому уделим им внимание и мы. Итак, рассмотрим некоторые из этих расходов и разберем, что нужно сделать, чтобы налоговая проверка не принесла нам больших огорчений.

1. Аренда. Обязательно иметь договор аренды. Если  это договор аренды недвижимости  и  он заключен более чем на 12 месяцев, такой договор регистрируется. Если что-либо арендуется у физического лица, то это лицо получает от Вас доход, так что не забудьте исчислить НДФЛ с этого дохода. ЕСН на арендные выплаты не начисляется.
2. Услуги охранных организаций (чоп). НА ЗАМЕТКУ! Эта деятельность лицензируется, так что ксерокопия лицензии будет совсем не лишней. Акты об оказании услуг обязательны.
3. Заработная плата аппарата управления: дирекции, бухгалтерии, канцелярии — обычно вопросов не вызывает.
4. Расходы на набор персонала. Они могут быть довольно большими (объявления в прессе, услуги кадровых агентств). Налоговые инспекторы будут считать Ваши затраты на набор новых сотрудников оправданными только в том случае, если Вы примете на работу хотя бы одного сотрудника.
5. Расходы на обучение персонала. Нужен приказ директора о направлении сотрудника на обучение. Договор с учебной организацией и лицензия учебного заведения — обязательны! Сотрудник должен состоять в штате и обучаться по той специальности, которая будет необходима в деятельности организации, то есть туристическая фирма может направить работника на курсы иностранных языков, а ателье — на курсы вышивания, но не наоборот! После обучения сотрудника он должен хоты бы временно работать по той специальности, которой он обучался.
6. Подписка на периодические издания. Подписывайтесь на то, что пригодится в деятельности Вашей организации. Подписку на развлекательные издания налоговики вряд ли воспримут с пониманием, если Вы, конечно, не работаете в этой области. Бухгалтерские издания всегда принимаются без возражений.
7. Программное обеспечение. Правовые системы типа «Гарант» или «Консультант», а также бухгалтерские программы всех видов принимаются без возражений. Важно, чтобы у Вас в организации был компьютер (на балансе, в аренде или в ссуде). Если Вы не можете предъявить документа, подтверждающего наличие компьютера, то непонятно, на чем Вы работаете.
8. Канцтовары обычно вопросов не вызывают. Хотя, если Вы приобретете ручку за 700 евро, могут не понять.
9. Расходные материалы. Если у Вас на балансе или в аренде нет принтера, не стоит приходовать картриджи для него, а если нет копировального аппарата, не стоит списывать немереное количество бумаги на копировальные работы, при проверке не поймут.
10. Интернет. На здоровье, но опять-таки, в учете должен числиться компьютер. Договор с провайдером обязателен.
11. Телефонные разговоры должны быть обоснованы и здесь все зависит от Вашей деятельности. Если в силу своей деятельности организация имеет дело с огромным числом физических лиц (туризм, образование) и должна связываться с ними по телефону, то практически любое количество звонков будет оправдано. Но если организация занимается нефтедобычей, вряд ли у нее возникнет необходимость делать 100 звонков в день на мобильные телефоны частных лиц. Хотя если Вы это обоснуете — пожалуйста! Все мобильные телефонные номера должны быть зарегистрированы на организацию. Телефонный аппарат может быть взят в аренду. При этом количество номеров не должно превышать количества имеющихся в организации телефонов, а то и такое бывает! С роумингом нужно быть очень осторожными, позволять себе это только в командировке, но никак не в отпуске. Звонки в нерабочее время крайне нежелательны. Если возникла такая необходимость (например, поставщик находится во Владивостоке), приказом директора установить, что сотрудник такой-то делает звонок в нерабочее время по такой-то причине. Налоговые инспекторы могут потребовать распечатку телефонных разговоров, но спрашивать о содержании разговоров не имеют права.
12. Командировочные расходы мы уже обсуждали в прошлых выпусках. Всегда следует обращать внимание на их обоснованность и правильное оформление.
13. Представительские расходы — это расходы по приему в организации деловых партнеров. Следует обязательно составить предварительный план мероприятий, назначить ответственных лиц, а по окончании встречи подписать если не договор, то хотя бы протокол о намерениях.
14. Легковые автомобили для общехозяйственных целей. Необходимо иметь путевые листы на все поездки. Категорически не рекомендуется в пункте назначения писать адрес квартиры или дачи директора.

Все общехозяйственные расходы отражаются по дебету счета 26:
Дт 26 Кт 70
Дт 26 Кт 69
Дт 26 Кт 10 и т. д.

Два варианта списания общехозяйственных расходов.

Счет 26 не имеет сальдо, поэтому все, что на нем накопилось, в конце месяца должно уйти на другие счета. И здесь выбор за бухгалтером: содержимое счета 26 списывается либо на счет 20 «Основное производство», либо на счет 90 «Реализация». То есть необходимо делать одну из двух проводок:
Дт 20 Кт 26
или
Дт 90 Кт 26
Какой именно вариант выберет бухгалтер, он должен указать в учетной политике. Выбирать придется, потому что обе проводки делать невозможно, и чередовать их каждый месяц тоже не позволено. Вариант выбирается один раз, и выбранная проводка делается ежемесячно весь год (и последующие годы тоже).

Бухгалтерские проводки по учету общехозяйственных расходов

№	Содержание операции	Первичные документы	Корреспонденция счетов
			Дт	Кт
1.	Начислена амортизация оборудования, используемого для общехозяйственных нужд	Расчет бухгалтерии	26	02
2.	Начислена амортизация нематериального актива, используемого для общехозяйственных нужд, с отражением суммы амортизации на отдельном счете	Расчет бухгалтерии	26	05
3.	Начислена амортизация нематериального актива, используемого для общехозяйственных нужд, с отражением суммы амортизации на счете НМА	Расчет бухгалтерии	26	04
4.	Израсходованы материалы на общехозяйственные нужды (канцтовары, расходные материалы для вычислительной и копировальной техники)	Требование-накладная, лимитно-заборная карта	26	10
5.	Списаны услуги сторонних организаций на общехозяйственные нужды (аренда, охрана)	Договор, акт	26	60
6.	Списаны затраты, произведенные подотчетным лицом (в части выполненных работ, оказанных услуг) для общехозяйственных нужд	Авансовый отчет, акт, подтверждающий выполнение работ, оказание услуг	26	71
7.	Списаны командировочные расходы на общехозяйственные нужды	Авансовый отчет, билеты, счет отеля	26	71
8.	Начислены заработная плата, премии, доплаты, надбавки, отпускные администрации	Штатное расписание, наряды, табель учета рабочего времени	26	70
9.	Начислен ЕСН на заработную плату администрации: — ФСС (2,9%); — Федеральный бюджет (20%); — ФФОМС (1,1%); — ТФОМС (2%)	Расчет бухгалтерии	26 26 26 26	69-1 69-2 69-3 Ф 69-3 Т
10.	Начисления на заработную плату администрации в Пенсионный фонд (ОПС) — всего 14% в том числе: — страховая часть трудовой пенсии; — накопительная часть трудовой пенсии	Расчет бухгалтерии	26 26	69-2 (стр.) 69-2 (нак.)
11.	Начисления на зарплату администрации в Фонд страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ФСНСП и ПЗ)	Расчет бухгалтерии	26	69-травм.
12.	В конце месяца списаны общехозяйственные расходы на счет основного производства	Расчет бухгалтерии	20	26
13.	В конце месяца списаны общехозяйственные расходы на счет реализации	Расчет бухгалтерии	90	26