6.3. Как зарегистрировать ККТ в налоговых органах

6.3. Как зарегистрировать ККТ в налоговых органах

Использовать кассовый аппарат можно только после того, как он пройдет регистрацию в налоговых органах. Как регистрировать ККТ, разъяснено в Положении о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (далее - Положение о регистрации и применении ККТ), утвержденном Постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. N 470.

Чтобы зарегистрировать ККТ, предпринимателю необходимо представить в налоговую инспекцию по месту своего жительства следующие документы (п. 15 Положения о регистрации и применении ККТ):

1) заявление о регистрации ККТ (по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 9 апреля 2008 г. N ММ-3-2/152@ "Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники");

2) паспорт ККТ, подлежащей регистрации;

3) договор о технической поддержке ККТ, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).

Аналогичный перечень документов приведен и в п. 27 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по регистрации в установленном порядке контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - Административный регламент по регистрации ККТ), утвержденного Приказом Минфина России от 10 марта 2009 г. N 19н.

Минфин России разъяснял, что в паспорте ККТ содержатся сведения о контрольно-кассовой технике, в том числе делаются отметки о ее регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации в налоговом органе, вводе в эксплуатацию, проверке исправности, ремонте, техническом обслуживании, замене программно-аппаратных средств, установке средств визуального контроля, наклеивании марок-пломб и выводе из эксплуатации данной техники, которые отражены в учетном талоне. Поэтому, по мнению Минфина России, учетный талон является необходимым дополнением к паспорту контрольно-кассовой техники, представляемому при регистрации контрольно-кассовой техники в налоговом органе (Письмо Минфина России от 24 декабря 2008 г. N 03-01-15/12-395).

Представления при регистрации ККТ договора аренды помещения или свидетельства о праве собственности на помещение не предусмотрено. Поэтому требование о представлении таких документов при регистрации контрольно-кассовой техники и отказ в регистрации контрольно-кассовой техники в случае их непредставления неправомерны (Письмо ФНС России от 21 августа 2009 г. N ШТ-17-2/161@).

Однако, по информации ЦТО, на практике для регистрации ККТ в налоговых органах кроме указанных могут понадобиться и другие документы:

- доверенность на право регистрации ККТ в налоговом органе, оформленную в установленном порядке (ст. 185 Гражданского кодекса РФ), если регистрацию ККТ будет осуществлять не индивидуальный предприниматель, а иное лицо, и документ, удостоверяющий личность. Доверенность от имени индивидуального предпринимателя должна быть нотариально удостоверена;

- журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132), который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью и печатью организации (индивидуального предпринимателя). Налоговый инспектор заверяет журнал подписью, штампом налогового органа и ставит дату фискализации ККТ;

- журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма N КМ-8 утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132), который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью и печатью организации (индивидуального предпринимателя). Налоговый инспектор заверяет журнал подписью, штампом налогового органа и ставит дату фискализации ККТ;

- паспорт версии на подлежащую регистрации ККТ (проверяется правильность заполнения всех разделов паспорта версии центром технического обслуживания и организацией (индивидуальным предпринимателем));

- договор аренды помещения, где будет установлена ККТ (либо свидетельство на право собственности, либо договор о совместной деятельности, либо иные документы). При регистрации ККТ для выездной торговли или резервной ККТ представление документов на помещение, где будет установлена ККТ, необязательно;

- свидетельство о государственной регистрации (оригинал или нотариально заверенная копия);

- свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции (оригинал или нотариально заверенная копия).

Если приобретен аппарат, бывший в эксплуатации, то вместе с перечисленными документами представляется копия старой регистрационной карточки с отметкой о снятии его с учета в предыдущей налоговой инспекции.

В случае если пользователем (уполномоченным лицом) представлен неполный комплект необходимых документов или представлены для регистрации (перерегистрации, снятия с регистрации) контрольно-кассовой техники документы, оформленные в неустановленном порядке, специалист структурного подразделения, ответственного за исполнение государственной функции, уведомляет об этом пользователя (уполномоченное лицо) способом, подтверждающим получение уведомления (п. 37 Административного регламента по регистрации ККТ).

6.3.1. Проверка документов и работоспособности ККТ

Получив документы, налоговики в течение пяти рабочих дней обязаны зарегистрировать кассовый аппарат (абз. 4 п. 15 Положения о регистрации и применении ККТ). Регистрация ККТ осуществляется путем внесения сведений о ней в книгу учета контрольно-кассовой техники. Одновременно с регистрацией ККТ налоговый орган должен выдать пользователю карточку регистрации ККТ, а также вернуть документы, прилагавшиеся к заявлению (абз. 5 п. 15 Положения о регистрации и применении ККТ).

Причем за эти же дни инспектор, который занимается регистрацией ККТ, должен встретиться с вами и проверить ваш аппарат. Время и место проведения ее осмотра согласовывается после проверки представленного пользователем комплекта документов (п. 38 Административного регламента по регистрации ККТ). В большинстве налоговых инспекций установлены приемные дни, когда предприниматель может привезти машину для проверки. Впрочем, иногда налоговики сами приезжают туда, где установлены ККТ. Например, регистрируют громоздкие аппараты - скажем, POS-терминалы. В соответствии со ст. 5 Закона N 54-ФЗ индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей ККТ, представлять им документацию, связанную с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением ККТ.

При осмотре контрольно-кассовой техники специалисту структурного подразделения, ответственного за исполнение государственной функции, следует убедиться в исправности контрольно-кассовой техники, а также осуществить следующие действия:

- обратить внимание на целостность корпуса;

- проверить наличие на корпусе контрольно-кассовой техники знаков "Государственный реестр", "Сервисное обслуживание" и идентификационного знака, который содержит наименование модели контрольно-кассовой техники и ее заводской номер (п. 39 Административного регламента по регистрации ККТ).

6.3.2. Фискализация новой ККТ

Затем проводится так называемая фискализация новой ККТ, ведь кассовый аппарат приобретен в нерабочем (нефискальном) режиме (п. 40 Административного регламента по регистрации ККТ). В этом режиме функционируют все элементы ККТ, включая накопление данных по продажам, формирование и печать отчетов. При этом режиме остается незадействованной функция регистрации сменных отчетов в фискальной памяти получения фискального отчета. Нефискальный режим используется для проверки работоспособности ККТ. Его можно использовать и в учебных целях. При оформлении покупки информация "Нефискальный" или "Нефискальная операция" на чеке печатается отдельной строкой.

Фискальный режим работы ККТ обеспечивает регистрацию фискальных данных о ККТ и операциях, выполненных на ней, в фискальной памяти.

При фискализации контрольно-кассовой техники вводится пароль доступа к фискальной памяти, проверяется работа всех счетчиков и наличие необходимых реквизитов на кассовом чеке, отпечатывается чек на сумму 1 руб. 11 коп. и снимается первый Z-отчет. Данные документы вместе с заявлением о регистрации контрольно-кассовой техники хранятся в территориальном налоговом органе в течение 5 лет (п. 41 Административного регламента по регистрации ККТ).

Перечень и формат информации, вводимой в фискальную память ККТ, при ее регистрации и перерегистрации утверждены Приказом ФНС России от 8 августа 2008 г. N ММ-3-2/351@.

Так, в соответствии с ним в постоянный накопитель фискальной памяти вводятся следующие реквизиты:

- ИНН индивидуального предпринимателя. Данный реквизит формируется и вводится вручную;

- наименование индивидуального предпринимателя. Данный реквизит формируется и вводится вручную и печатается на чеке из оперативной памяти ККТ (формат Р3 или Р4);

- заводской номер ККТ (формат Р11). Заводской номер ККТ однократно вводится вручную, но может вводиться и на предприятии - изготовителе ККТ;

- регистрационный номер ККТ. Данный реквизит формируется и вводится автоматически из журнала регистрации и вводится вручную;

- показания контрольных счетчиков при регистрации и перерегистрации ККТ (формат Р26 и Р27). Реквизит формируется и вводится автоматически из последней записи в постоянный накопитель фискальной памяти в виде Z-отчета (сменного отчета);

- дата фискализации в формате ДД/ММ/ГГ (формат Р18). Данный реквизит формируется и вводится вручную.

После фискализации специалист налогового органа и пользователь ККТ (с привлечением специалиста ЦТО) подписывают акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины по форме КМ-1 (п. 42 Административного регламента по регистрации ККТ). Его унифицированная форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132. Акт по форме КМ-1 фиксирует показания следующих счетчиков: контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти), регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули, главного суммирующего счетчика, секционных суммирующих денежных счетчиков. Он составляется в 2-х экземплярах, один из которых передается в налоговую инспекцию, другой остается у индивидуального предпринимателя.

Обратите внимание: днем регистрации ККТ считается день ввода пароля налогового инспектора. С этого дня вы можете использовать ККТ в работе.

6.3.3. Карточка ККТ

И наконец, налоговик заполняет вашу карточку регистрации ККТ и подписывает ее у своего начальника. Форма карточки приведена в Приложении N 3 к Приказу ФНС России от 9 апреля 2008 г. N ММ-3-2/152@. Карточка должна быть заверена печатью налогового органа (п. 44 Административного регламента по регистрации ККТ).

Вместе с карточкой налоговик возвратит вам паспорт на регистрируемый аппарат и договор о его техническом обслуживании.

Эту карточку вам выдадут на руки - она должна находиться там, где установлена ККТ, в течение всего срока ее эксплуатации. Ее представляют по требованию проверяющих, осуществляющих контроль за применением ККТ. При снятии же аппарата с регистрации она возвращается налоговому органу.

В карточке регистрации по строке "Установлена по адресу" указывается фактический адрес места, где данная ККТ будет использоваться. При использовании ККТ в выездной торговле в карточке помимо указания юридического адреса добавляется "Выездная торговля". Если же впоследствии кассовый аппарат по какой-либо причине передается в другую точку, в которой предприниматель ведет свой бизнес, то в карточку необходимо внести соответствующие изменения. Для их внесения владелец ККТ должен представить в инспекцию ФНС России по месту регистрации заявление в произвольной форме и ранее выданную карточку. В заявлении помимо данных владельца ККТ необходимо указать ее заводской номер, дату регистрации кассового аппарата, характер и причины вносимых изменений.

Рассмотрев заявление, работники налогового органа производят запись нового фактического местонахождения ККТ в ее регистрационной карточке. Если же кассовый аппарат передается на определенное время, то указывается еще и период, на который передается ККТ.

При утере или утрате карточки регистрации ККТ налоговым органом выдается ее дубликат. Для этого владельцу аппарата необходимо представить в налоговую инспекцию ФНС России заявление, в котором указываются регистрационные данные его и ККТ, а также причина выдачи дубликата.

Карточка регистрации контрольно-кассовой техники хранится у пользователя по месту установки контрольно-кассовой техники вместе с журналом кассира-операциониста (составляемого по форме N КМ-4, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132) и журналом учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (составляемого по форме N КМ-8, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132). Указанное следует из п. 45 Административного регламента по регистрации ККТ.

6.3.4. Могут ли налоговики отказать в регистрации ККТ?

Налоговый орган может и отказать в регистрации ККТ. Это происходит, если (п. 22 Административного регламента по регистрации ККТ):

- представлен неполный комплект необходимых документов, а также документов, оформленных в неустановленном порядке, при условии неустранения пользователем указанных недостатков;

- для регистрации предъявлена модель ККТ, не включенная в Государственный реестр ККТ или исключенная из Государственного реестра ККТ;

- истек нормативный срок амортизации ранее применявшейся ККТ, исключенной из Государственного реестра ККТ;

- предъявлена ККТ, находящаяся в розыске;

- обнаружена неисправность ККТ, отсутствуют марки-пломбы, идентификационный знак, а также средства визуального контроля (знаки "Государственный реестр" и "Сервисное обслуживание");

- отсутствует заключенный договор о технической поддержке ККТ между пользователем и поставщиком или ЦТО;

- представлены при перерегистрации ККТ чеки, контрольные ленты и фискальные отчеты, которые не соответствуют техническим требованиям к ККТ или отпечатаны в нефискальном режиме.

При выявлении указанных оснований налоговый орган должен направить пользователю письмо о причине отказа в регистрации ККТ. Оно направляется в виде почтового отправления с уведомлением о вручении не позднее 5 рабочих дней с даты представления заявления о регистрации (перерегистрации, снятии с регистрации) ККТ. К указанному письму прилагается представленный для регистрации (перерегистрации, снятия с регистрации) комплект документов (п. 23 Административного регламента по регистрации ККТ).